Os resultados deste ESTUDO DE CASO refletem os conceitos apresentados nos cursos: Formação de Supervisores , Gestão Proativa e Super-Visão.

RESULTADOS

Qual a melhor maneira de LÚCIA se preparar para a reunião...?

(a) Preparar um flip chart com uma lista de assuntos mais importantes que deseja abordar durante a reunião.

(b) Fazer com que todas as informações importantes cheguem, com antecedência, ao conhecimento das pessoas que irão participar da reunião.

(c) Colocar no inicio da agenda os assuntos mais complicados, pois é quando os membros da sua equipe estão com a cabeça fria.

COMENTÁRIOS

Incentivar os participantes a se preparar com antecedência pode ajudá-los a otimizar seu tempo durante a reunião. Além de distribuir informações oportunas antes da reunião, LÚCIA poderia conversar com os participantes e deixar que eles saibam que ela está interessada em ouvir suas idéias durante a reunião. 

O que LÚCIA deve fazer para contribuir com o andamento da reunião...?

(a) LÚCIA deve posicionar-se mais próxima de FLÁVIA, como forma de demonstrar que ela está preocupada com o tempo e a produtividade da reunião.

(b) Para atenuar a decepção dos participantes, ela deve sugerir um breve intervalo e, então, conduzir os participantes a considerar o próximo item da agenda, assim que retornarem do intervalo.

(c) Para desviar a atenção do problema específico, ela deve convidar os participantes a se desmembrarem em pequenos grupos de discussão e, em seguida, retomar a conversa como grupo.

COMENTÁRIOS

Essa abordagem pode ser muito útil quando o grupo ficar preso a determinado item da agenda ou quando ele se sentir confuso. Com o início do intervalo, LÚCIA pode desviar a atenção dos membros da equipe, de modo que eles deixem de tocar no assunto ao qual estão presos. Quando os participantes retomarem a discussão, será mais fácil para eles voltar a atenção para o próximo item da agenda 

LÚCIA deve também aproveitar o intervalo para conversar com FLÁVIA. O objetivo é mostrar a importância da reunião seguir com produtividade e interesse por todas as pessoas. Durante esta conversa, pode surgir uma estratégia de abordar o assunto que FLÁVIA levantou na reunião de uma outra forma, ou ainda, em outro momento.

O que mais LÚCIA poderia fazer para certificar-se de que as tarefas críticas serão executadas...?

(a) Entrar em contato com cada participante, pessoalmente ou por telefone, e obter o seu comprometimento verbal de que as tarefas combinadas serão implementadas.

(b) Adicionar em seu e-mail a lista das tarefas que devem ser implementadas, as pessoas responsáveis por elas e o prazo final para a implementação - decidida pelo grupo.

(c) Pedir aos participantes que enviem um e-mail aos membros do grupo, documentando as tarefas pelas quais eles ficaram encarregados, de modo que todos saibam o que precisa ser feito e quem vai fazê-lo.

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Para preparar um PLANO DE AÇÃO como esse, faça a você mesmo estas quatro perguntas: 

O que nós decidimos...? 

Quais tarefas devem ser executadas como resultado dessa decisão...? 

Quais pessoas vão ficar responsáveis pelas tarefas...? 

Quando as tarefas acordadas devem ser concluídas para que a decisão seja bem-sucedida...? 

Ao fixar uma data de conclusão das tarefas, estabeleça prazos realistas. Dessa forma, é mais provável que as pessoas se comprometam com o prazo.

  Nas reuniões - muitas idéias e opiniões podem ser expressas. Qual é a estratégia sugerida para acompanhar o desenvolvimento destas idéias, opiniões e decisões tomadas durante a reunião...?

(a) Registre os pontos-chave em um, ou mais, flip chart ou em um quadro branco e mantenha-os visíveis durante toda a reunião.

(b) Para cada tópico, designe alguém para fazer anotações e acompanhamento da discussão utilizando bloco de notas, flip chart ou quadro branco. Durante a reunião, sempre que necessário, solicite que aquela pessoa faça um resumo das idéias e decisões. Mantenha as anotações visíveis somente enquanto um tópico estiver em discussão.

(c) Solicite à secretária da reunião que faça as anotações e o acompanhamento da discussão. Quando necessário, solicite-lhe que faça um resumo do desenvolvimento. Após a reunião, envie os resumos o mais cedo possível.

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Registrar os pontos ou assuntos-chave em um flip chart ou em quadro branco e mantê-los visíveis durante toda a reunião cria um ponto focal para os membros e assegura que cada indivíduo concorde com o que está registrado. Isso também minimiza a tendência de repetir pontos que já foram discutidos. 

Letra (b) - Essa alternativa, embora interessante, não é a estratégia sugerida para fazer um acompanhamento das idéias e da discussão. O que parece funcionar melhor é fazer um acompanhamento dos pontos-chave em um flip chart ou em um quadro branco e deixá-los visíveis durante toda a reunião. Mesmo quando outro tópico é o foco da discussão, qualquer participante, ainda pensando sobre um tópico anterior, poderá examinar rapidamente os quadros e, em seguida, passar para o tópico em discussão.

Reuniões que terminam sem um plano de ação - não produzem ações fora da sala de reunião. Quais são os três elementos de um plano de ação necessários para assegurar um acompanhamento eficaz...?     

(a) Que decisões específicas foram tomadas (e por que), inclusive as idéias de sustentação. Quem assumiu a responsabilidade de fazer acompanhamento da decisão. Como cada tarefa será concluída. 

(b) Onde / quando as decisões foram tomadas, inclusive datas e pessoas que tomaram as decisões. Que tarefas foram geradas em relação a cada decisão. Quem assumiu a responsabilidade de cada tarefa.

(c) Que decisões específicas foram tomadas e que tipo de acompanhamento é necessário. Quem é responsável por realizar cada tarefa. Quando cada tarefa será concluída.

COMENTÁRIOS

Um plano de ação e comunicação deve ter três elementos: o que, quem e quando. 

Um plano que inclui esses três elementos permite um encerramento e um senso de realização. Ele também assegura que todas as partes interessadas estarão cientes das decisões ou informações e que todos terão a mesma informação. 

É fato: é mais provável que os planos de ação sejam implementados quando são vistos como reais responsabilidades, obrigações ou deveres. 

(Confira se anotou todas as respostas...)

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