Os resultados deste ESTUDO DE CASO refletem os conceitos apresentados nos cursos: Formação de Supervisores , Gestão Proativa e Super-Visão.

SE VOCÊ ACERTOU ATÉ 02 QUESTÕES

Atenção. Você precisa reforçar alguns conceitos importantes de como planejar, conduzir e realizar uma reunião. Seguem algumas dicas: 

ANTES DA REUNIÃO: Certifique-se que a reunião é realmente necessária; Identifique e esclareça os objetivos; Envolva as pessoas certas; Forneça uma agenda com antecedência; Converse com os participantes-chave também com antecedência; Prepara-se mentalmente para conduzir as decisões mais importantes.

DURANTE A REUNIÃO: Declare a finalidade e objetivo da reunião; Permita que todos expressem suas opiniões; Obtenha a aprovação de cada assunto; Encerre a reunião com um plano de ação.

APÓS A REUNIÃO: Faça um documento com o resumo dos pontos mais importantes; Reúna-se informalmente com àqueles que não foram ouvidos ou demonstraram insatisfação com os resultados; Forneça os recursos acordados; Trabalhe em função das decisões tomadas.

SE VOCÊ ACERTOU 03 QUESTÕES

Muito bem. Porém, cuidado. Não permita que a reunião siga um caminho improdutivo. Seguem algumas dicas (check-list) de como se preparar para uma reunião:

Somente convide pessoas que precisam assistir à reunião e que podem ajudar a alcançar os objetivos deles; Providencie uma estrutura maior quando estiver lidando com grupos;

Selecione um espaço apropriado, confirme sua disponibilidade, assim como a disponibilidade dos equipamentos necessários; Prepare uma agenda. Realizar uma reunião sem uma agenda é como procurar um endereço sem um mapa;

Planeje de 30 minutos a duas horas para uma reunião de um grupo pequeno e não superestime quanto trabalho o grupo conseguirá realizar naquele período; Mantenha a reunião o mais abreviada possível, mas alcançando os objetivos.

SE VOCÊ ACERTOU 04 QUESTÕES

Excelente. Seguem algumas dicas de como lidar com comportamentos problemáticos dos participantes:

PESSOAS QUE (FREQÜENTEMENTE) CHEGAM ATRASADAS: Comece a reunião no horário; Descubra o que poderia motivar o retardatário a chegar no horário; Dê uma incumbência para a pessoa na reunião; Após a reunião, e em particular, pergunte à pessoa por que chegou atrasada.

PESSOAS QUE (FREQÜENTEMENTE) SAEM MAIS CEDO: Descubra por que a pessoa freqüentemente sai mais cedo; No início da reunião, pergunte se todos poderão ficar até o horário designado. Em caso negativo, considere mudar o tempo de duração da reunião.

PESSOAS QUE CONSTANTEMENTE REPETE UM PONTO: Indique que aquela contribuição foi anotada no flip chart; Reconheça verbalmente que você está atento àquelas preocupações; Submeta aquele ponto para discussão futura.

PESSOAS QUE RIDICULARIZAM OU QUE APONTAM DEFEITOS NAS OUTRAS PESSOAS: Solicite aos participantes que ofereçam sugestões ou idéias valiosas para o grupo; Solicite ao grupo não avaliar os pontos até que todas as idéias tenham sido colocadas; Relembre os questionadores sobre essa regra e assegure-os de que haverá um período para avaliações; Para o participante que diz algo do tipo, "Essa idéia não interessa..." ou que usa linguagem corporal para sugerir um julgamento negativo, você poderá dizer: "Aqui, partimos do princípio que todas as idéias são importantes!"; Caso a pessoa persista nesse comportamento, é possível que tenha de convidá-la a retirar-se.

PESSOAS QUE DEMONSTRAM REAÇÕES NÃO VERBAIS PERTURBADORAS: Identifique o comportamento e pergunte-lhes o que desejam dizer; Durante uma pausa, indique educadamente que tal comportamento está perturbando a reunião. Explique como o comportamento está afetando você e o grupo; Solicite-lhes que controlem esse comportamento, caso persista. 

PESSOAS QUE FAZEM OUTRAS COISAS DURANTE A REUNIÃO: Faça uma pergunta e inclua os "distraídos" entre as pessoas de quem você gostaria de ouvir comentários; Converse com eles durante um intervalo; Faça referência às regras básicas discutidas no início da reunião.

E VOCÊ ACERTOU 05 QUESTÕES

Parabéns ! Você é nota 10! Seguem outras dicas de como lidar com comportamentos problemáticos durante a condução de uma reunião:

PESSOAS QUE COCHILAM: Pergunte se todos podem manter um único foco: Podemos continuar com nossa reunião?; Pergunte às pessoas que estão cochichando se desejam partilhar o assunto com os outros ou terminá-lo mais tarde; Durante um intervalo, pergunte o que está acontecendo.

PESSOAS QUE ESTÃO DOMINANDO EXCESSIVAMENTE AS DISCUSSÕES: Caso esteja em pé, caminhe para mais perto dessas pessoas; Agradeça-lhes pelo input e convide outra pessoa para falar; Peça ao grupo que alterne os papéis, de modo que os que estão quietos falem e aqueles que já falaram fiquem quietos por um momento. É possível que você tenha de, finalmente, indicar que estão dominando a reunião; Como último recurso, talvez tenha de convidá-los a se retirarem. Caso o input ou a aprovação dessas pessoas sejam vitais, consiga-os depois da reunião.

PESSOAS QUE ATACAM SEUS COLEGAS: Caso ataquem outros participantes, pergunte qual é o problema. Caso não esteja relacionado com a reunião, solicite-lhes que resolvam isso após a reunião; Use as anotações no flip chart ou no quadro branco para enfocar novamente o tópico em discussão e para registrar a essência do desacordo deles com o tópico; Como último recurso, talvez tenha de convidá-los a se retirarem. Caso o input ou a aprovação dessas pessoas sejam vitais, consiga-os depois da reunião.

PESSOAS QUE TERMINAM AS SENTENÇAS DE OUTROS PARTICIPANTES: Peça-lhes que deixem as outras pessoas falarem por si mesmas; Pergunte às pessoas se os intérpretes reproduziram fielmente o que elas queriam dizer.

PESSOAS QUE SE COMPORTAM COM SOUBESSEM TUDO: Mostre reconhecimento à sua capacidade; Solicite-lhes que sejam pacientes e que ouçam as idéias e perspectivas das outras pessoas.

PESSOAS QUE INTERROMPEM CONSTANTEMENTE: Para a pessoa que está falando, diga algo como: Continue,...; Para aquele que está interrompendo, você poderá dizer: Por favor, deixe o colega concluir; Fora da reunião, sugira aos interruptores crônicos que anotem suas idéias e esperem até que haja uma pausa para que façam suas contribuições.

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