Os resultados deste ESTUDO DE CASO refletem os conceitos apresentados nos cursos: Formação de Supervisores , Gestão Proativa e Super-Visão

RESULTADOS

O que VALÉRIA deve fazer em primeiro lugar...?

(a) Determinar qual é a maior tarefa e concluí-la primeiro. Ela pode executar as tarefas menores quando tiver tempo.

(b) Determinar qual é a tarefa mais fácil e concluí-la primeiro, de modo que ela possa focar tarefas mais complexas.

(c) Determinar quais são suas metas e usá-las na criação de uma lista de tarefas específicas, priorizadas pelo grau de importância.

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Ao relacionar tarefas às suas metas e priorizá-las pelo grau de importância, você sempre vai saber quais são suas prioridades. 

Agindo desta forma, você poderá encontrar algumas tarefas que possam ser eliminadas ou designadas a outras pessoas. Caso contrário, você corre o risco de acabar gastando seu dia na  execução de tarefas urgentes ou fáceis, porém que não o ajudam a alcançar suas metas principais.

O que você, como gestor desta operação, faria no lugar de VALÉRIA...?

(a) Criar a planilha. Se a planilha é importante para o Sr. ANTUNES, é importante para ela também.

(b) Chamar o Sr. ANTUNES e mostrar-lhe as tarefas que ela ainda tem de fazer, explicando-lhe a relação que essas tarefas têm com suas metas e perguntar-lhe o que ela deve fazer, visto que essa planilha não está diretamente relacionada às suas metas.

(c) Concordar em fazer a planilha, porém prevenindo o Sr. ANTUNES de que, em virtude das demais tarefas que ela tem para fazer, talvez não seja capaz de terminá-lo até o final da semana.

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Esse é um bom exemplo de como priorizar tarefas com base nas metas, e não na urgência. Embora algumas vezes você precise considerar a urgência ao decidir quais tarefas iniciar, você tem de ponderar essa urgência levando em consideração o quanto cada tarefa tem a ver com suas metas. 

Pode ser difícil dizer não a um superior hierárquico. No entanto, se as suas tarefas forem priorizadas de acordo com uma lista existente de metas, você pode usar essa lista para explicar sua disponibilidade de tempo ao seu superior e colocar para ele as trocas que podem ser necessárias. 

Dessa forma, você não tem de dizer um não ao seu superior, mas pode pedir-lhe a ajuda para estabelecer prioridades. Talvez ele perceba que qualquer solicitação da parte dele pode fazer com que você deixe de usar seu tempo de forma eficiente.

O que VALÉRIA deve fazer para ficar em dia com seu cronograma...?

(a) Identificar as razões que a levam a perder tempo e que a estão impedindo de concluir suas tarefas e, em seguida, imaginar uma maneira de controlar seu tempo de maneira eficiente e focar rapidamente as tarefas prioritárias.

(b) Eliminar as tarefas de baixa prioridade. Elas não são tão importantes e é preferível concluir as tarefas de alta prioridade no prazo, deixando as tarefas de baixa prioridade para mais tarde.

(c) Colocar uma placa "Não perturbe" na sua porta e ignorar telefonemas e e-mails, até que tenha concluído as tarefas. Utilizar a placa com prudência, mas pedir aos colegas de trabalho que a levem a sério.

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Um "desperdiçador de tempo" é tudo o que o impede de fazer aquilo que tem mais valor e importância para você. Por exemplo, uma conversa com um colega, dependendo do assunto e das circunstâncias, pode ser um desperdiçador de tempo. Identifique seus desperdiçadores de tempo e, em seguida, desenvolva estratégias de como lidar com eles. 

Idealize estratégias para eliminar cada um dos desperdiçadores de tempo. Deixe seus colegas saberem que está tentando controlar seus desperdiçadores de tempo e obtenha o apoio deles. É provável que eles tentem fazer o mesmo.

  Controlar os chamados "desperdiçadores de tempo" constitui uma estratégia-chave para gerenciar seu tempo de modo mais eficaz. Como você descreveria um "desperdiçador de tempo"...?

(a) Um "desperdiçador de tempo" refere-se a qualquer tempo gasto que não tenha nada a ver com seus objetivos de desempenho.  

(b) Um "desperdiçador de tempo" refere-se a qualquer atividade ou tempo gasto que não resulte em benefício para as metas mais importantes da empresa.

(c) Um "desperdiçador de tempo" refere-se a qualquer coisa que o impeça de fazer outras que são de maior valor e que têm mais importância para você.

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Um "desperdiçador de tempo" refere-se a qualquer coisa que o impeça de fazer as coisas que são de maior valor e que têm mais importância para você. Lembre-se: os desperdiçadores de tempo diferem de pessoa para pessoa. O que constitui um desperdiçador de tempo para um pode representar tempo investido de modo sábio para outros.

Para finalizar: as metas constituem um fator decisivo para que você seja eficaz ao gerenciar seu tempo. São elas que ditam como você vai investir seu tempo. Para que consiga, verdadeiramente, tanto planejar como gerenciar seu tempo, você terá de ter sempre em mente três conjuntos de metas:     

(a) Metas de curto prazo, metas de longo prazo e metas pessoais. 

(b) Metas corporativas (empresa), metas departamentais (call center) e metas profissionais.

(c) Metas corporativas (empresa), metas para atividades correntes  (desperdiçadores de tempo) e metas profissionais.

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Para que consiga, verdadeiramente, tanto planejar como gerenciar seu tempo, você terá de rever suas metas de longo prazo e as prioridades (curto prazo), considerando as metas estabelecidas para a empresa e, especificamente, para seu departamento.

Essas metas é que irão determinar como você vai usar seu tempo, permitindo que identifique as tarefas específicas em que precisa se empenhar, além de ajudá-lo a determinar que tarefas não deve perseguir. 

Contudo, não se esqueça: você precisa ter suas metas pessoais. Elas são fundamentais para a definição de sua evolução profissional..

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